Att som företag investera i ett CPQ-system innebär många fördelar och ger en stor konkurrensfördel på marknaden. Det finns ett par saker som är viktiga att känna till och ha koll på innan man startar upp ett CPQ projekt. Genom att göra sig medveten om de vanligaste fallgroparna skaffar man sig ett mycket bättre utgångsläge och chansen att få en smidig övergång och att projektet lyckas ökar avsevärt. Nedan följer en rad värdefulla tips att ha med sig på vägen.
Varför misslyckas CPQ-projekt?
Det vanligaste misstaget är att utveckla ett CPQ-system för företaget och inte för dem som faktiskt ska använda systemet – företagets kunder. Tanken är inte att det är produktexperten som ska sitta och interagera med systemet för produktexperten kan ju redan allt. CPQ-systemet behöver utvecklas för kunderna på ett sätt som gör att kunderna trivs med det och vill använda det. Nyckeln till ett lyckat CPQ-projekt är alltså att flytta ut kunskapen från produktexperten till kunderna.
Andra nyckelfaktorer för att lyckas med ett CPQ-projekt är att ha ordning och struktur på all sin data. Det kan vara svårt för snabbväxande företag att behålla en organiserad struktur över all produktdata, alla artikelnummer och alla prisstrukturer. Ibland måste man fatta snabba beslut och lansera nya produkter eller nya kampanjer och då kanske man tar genvägar för att få ut det fort. Men, när allt sedan ska standardiseras i ett system måste man strukturera upp företagets data så att den blir hanterbar. Det här arbetet kan vara ganska krävande men om du som företag vill ha möjlighet att skala upp och växa ännu mer är det viktigt att någon gång under utvecklingen ta tag i datastruktureringen och få ordning och reda på den. Annars finns det en risk att den blir svårhanterlig och kanske är det så att bara en person på företaget har koll på hur strukturen ser ut.
För att lyckas med ett CPQ projekt är det även oerhört viktigt att involvera en bra kombination av erfarenhet och kompetens.
Bristande stöd från företagsledningen
Det är inte helt ovanligt att man drar igång ett CPQ-projekt inom en avdelning på ett företag. Det kan dock innebära problem om det är så att inte alla är med på noterna. Det gäller att skaffa sig bra koll på all data och om du ska göra en 3D-konfigurator måste du även ha koll på alla CAD-filer (ritningarna av modellerna) och se till att du har det senaste materialet. Det här kräver att i stort sett att anställda från alla avdelningar ställer upp och bidrar med sin tid. Om det här inte är förankrat i ledningen och om inte samtliga personer i ledningen tror på det så kommer det att bli svårt att ta till vara medarbetarnas tid och få ut det resultat som krävs för att projektet ska bli bra.
Det här är ett ganska vanligt problem men det är sådant vi har stor vana av att hantera på Animech och som vi är så bra på att driva. Vi kan inte trolla fram kundernas data men vi kan hjälpa våra kunder i och med att vi har hela faunan av specialister som krävs för ett lyckat CPQ-projekt. Vi är som en katalysator för våra kunder, som ser till att rätt material tas fram och att rätt beslut fattas.
Konfiguratorn fokuserar inte på användarna
Ett problem kan vara att konfiguratorn byggs för produktspecialisten och inte för de riktiga användarna – kunderna. Då riskerar konfiguratorn att bli för komplex för kunderna att jobba i. Det är viktigt att konfiguratorn är användarvänlig och lätt att arbeta i för att kunderna ska vilja interagera med den.
Integration till kringsystem saknas
Det är väldigt vanligt att man tänker stort i början av projektet och har ambitionen att bygga något som hjälper hela verksamheten, både säljavdelningen, ekonomiavdelningen och produktionsavdelningen. När man väl gjort klart systemet finns dock en risk att både energin och budgeten tar slut och man orkar inte ta det vidare till den fas där automatiseringen och de riktiga besparingarna är möjliga – då man börjar binda ihop systemen. Har man CPQ som en ensam satellit hjälper det bara vissa kunder och inte företaget eftersom processerna då inte är på plats. Det måste dock inte till någon enorm integrationsprocess. Animechs egen konfigurator, Aniconfigurator, spottar ur sig en JSON-fil (en fil som lagrar text i form av enkla datastrukturer) med konfigurationsdata och hittills har vi aldrig träffat på ett system som inte kan ta emot en JSON-fil. Handlar det om ett affärssystem eller ett CRM-system så är det bara att se till så att datastrukturen i JSON-filen är skriven på ett sådant sätt att affärssystemet eller CRM-systemet kan ta emot det. Det vill säga: det gäller att se till att rätt fält fylls med rätt data från konfiguratorn.
Bristande kommunikation
Att starta ett CPQ-projekt berör samtliga avdelningar på företaget och därför är det viktigt att alla involveras i både projektets planering och utveckling. Kommunikationen är A och O när det gäller att få med hela verksamheten på tåget. Det är även viktigt att se till så att alla förstår visionen innan man drar igång ett sådant här projekt. En tydlig och bra kommunikation underlättar eftersom att du behöver tillgång till all expertis inom alla olika avdelningar på företaget. Det kan också finnas rädslor. Kanske känner en anställd oro över att ens tjänst ska bli ersatt av ett datasystem och sitter därför och håller på data. Men det handlar oftast inte om att ersätta en anställd utan det handlar snarare om att befria de anställda från de tråkigaste och mest tidskrävande arbetsuppgifterna så att de istället kan fokusera på något som är viktigare.
Projektet definieras inte ordentligt
Något annat som är ganska vanligt är att man går in i ett projekt med god vilja och engagemang utan att ordentligt definiera målet och syftet. Kanske är man inte heller helt säker på vad slutprodukten ska göra eller för vem den är skapad för. Är den till för säljarna? Är det till för kunderna? Är det till för produktspecialisterna? Är den till för marknadsföring? Är det ett rent säljverktyg? Det är alltså viktigt att definiera slutmålet, annars är det lätt att man gör lite av varje och så kanske projektet inte når ända fram. Det där är också något som Animech hjälper till med i uppstartsfasen av alla projekt. Nyckeln är att vara väldigt tydlig med och definiera vad slutmålet är.
Komplex datastruktur
Det gäller att ha ordning och reda på sin data. Man ska kunna titta på ett artikelnummer och säga vad det är för sorts produkt, färg, storlek, pris etc. Det ska gå att läsa ut så mycket information som möjligt ur ett artikelnummer.
Slutord
Sammanfattningsvis är införandet av ett CPQ-system (Configure, Price, Quote) en kritisk men fördelaktig satsning för företag som strävar efter att förbättra sin konkurrenskraft och effektivisera sin försäljningsprocess. Nyckeln till framgång ligger i att noggrant planera och genomföra projektet med kundens behov i centrum, säkerställa ordning och reda i datahanteringen, och involvera rätt mix av kompetens och erfarenhet från start. Vikten av ledningens stöd, användarcentrerad design, välintegrerade system och tydlig kommunikation över hela organisationen kan inte nog betonas. Genom att undvika vanliga fallgropar och med en genomtänkt approach kan företag skapa CPQ-system som inte bara förbättrar köpupplevelsen för kunderna men också bidrar till intern effektivitet och tillväxt. Med rätt förberedelser och fokus på dessa kritiska faktorer kan företag navigera i CPQ-landskapet med framgång och säkerställa att deras investeringar leder till långsiktig framgång och kundnöjdhet.
